Hola que tal? Bienvenid@s a un nuevo articulo de NED, en esta ocasión, te comparto algunas herramientas clave para aumentar tu productividad en el teletrabajo.
Teletrabajo: 5 herramientas esenciales para aumentar la productividad
A día de hoy, el teletrabajo, ya es una opción hecha realidad, a pesar de las bromas sobre trabajar en pijama.
Sin embargo, independientemente de si trabajas desde casa en pijama, pantalón caqui o incluso sin pantalón, no hay duda de que este tipo de trabajo se está volviendo cada vez más común.
Según un último estudio, ha habido un aumento del 37 por ciento en el teletrabajo durante la última década.
Y en este último año, alrededor de un 8,3% de los trabajadores en España realizan teletrabajo.
Aún más interesante es que la percepción de productividad mientras se trabaja desde casa, también está en aumento.
El 58 por ciento de las personas cree, que los empleados que trabajan desde casa son tan productivos como los que trabajan en la oficina.
Las siguientes son cinco herramientas que toda organización debería implementar para aumentar la productividad en el teletrabajo:
1. Aplicación de chat
Cuando se trabaja de manera presencial, los compañeros de trabajo siempre parecen estar pasando, ya sea para presumir de su equipo de fútbol favorito, insultar a la cafetera de la empresa o, ya sabes, hablar sobre el trabajo real.
Con una aplicación de chat, puedes tener conversaciones sobre la marcha similares a las que tendrías en la oficina.
Y dado que la aplicación no implica una carga ni un paso adicional, es mucho más probable que los compañeros de trabajo se comuniquen con trabajadores remotos (con suerte, más sobre el trabajo que sobre el fútbol).
Si tu eres el empresario, puedes usar esta herramienta para saber cuándo un empleado remoto está en línea, lo que te brinda tranquilidad sobre su productividad.
Algunas herramientas de chat que te recomiendo, para aumentar la productividad en el teletrabajo:
Slack
Es una de las más populares aplicaciones chat, con ella dispones de un espacio virtual, donde establecer comunicaciones, tanto privadas como publicas, con los miembros de tu equipo.
Slack combina la comunicación y colaboración de tu equipo de trabajo en un mismo lugar y a través de cualquier dispositivo en la web.
Puedes organizar las conversaciones por tema, proyecto o cualquier asunto que sea de importancia en tu trabajo.
Personaliza las notificaciones de slack, para evitar distracciones y poner atención a lo mas importante. También te permite realizar búsquedas, fácilmente en una base de datos que guarda las conversaciones y archivos de tu equipo.
Rocket Chat
Seria la alternativa gratuita a Slack, tiene un funcionamiento muy similar y es una app chat de código abierto, aunque dispone también de un servicio premium para empresas.
2. Aplicación de Videoconferencia
Aunque el correo electrónico, el chat y los teléfonos pueden llenar muchas de las lagunas de comunicación de los empleados virtuales, siempre es bueno que el equipo pueda trabajar cara a cara.
Necesitas tener una relación con tus compañer@s de trabajo para sentirse como un equipo, y realmente no hay mejor sustituto que el video, para la comunicación “cara a cara” cuando se trata de aumentar la productividad general.
Las videoconferencias web, pueden hacerte sentir como si estuvieras en la misma habitación con tus compañeros de equipo virtuales, ver las expresiones y gestos de los demás y escuchar sus voces, ayuda en gran medida a tener conversaciones más efectivas.
La desventaja es que ya no puedes poner los ojos en blanco cuando alguien prueba que tu edicto de “no hay preguntas tontas” está equivocado, pero no te preocupes, siempre puedes fingir una falla técnica momentánea.
Zoom
La más usada es Zoom, ya que es confiable para cientos de asistentes a una videoconferencia, además puedes vincular tus cuentas de Zoom y Slack para hacer una videollamada rápida con Slack.
Con la versión gratuita de Zoom puedes hacer todo esto:
- Sesiones de hasta 100 personas, limitadas a 40 minutos.
- Grabación de las videollamadas en formatos MP4 y MP4A.
- Uso compartido de escritorio y aplicaciones.
- Protección mediante Secure Socket Layer (SSL).
- Compartir pantalla y añadir fondo virtual.
3. Servicio telefónico empresarial flexible
Uno de los desafíos del teletrabajo es que, aunque los empleados a menudo trabajan en diferentes lugares: como sitios de clientes, oficinas en casa y oficinas de la empresa, se espera que respondan a la primera.
Mediante el uso de un sistema telefónico empresarial que brinda a los empleados una identidad en todos sus dispositivos. Pueden usar sin problemas, voz, dispositivos móviles y video cuando se comunican con otros.
Si bien el servicio tradicional por cable no permite esta capacidad, los servicios basados en la nube sí tienen esta característica.
Además, con un sistema telefónico alojado de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), los empleados pueden llevarse sus teléfonos de escritorio IP a casa, conectarse a Internet de alta velocidad y trabajar como si todavía estuvieran en la oficina.
Es esencial para el sistema telefónico de su empresa, permitir a los empleados integrar aplicaciones móviles para aumentar la productividad y las comunicaciones.
Las aplicaciones móviles conectan a los empleados en movimiento con el sistema telefónico empresarial completo como si estuvieran en la oficina. De esta manera, se permite un mayor servicio al cliente y satisfacción de los empleados.
Muchas aplicaciones móviles también ofrecen mensajes de texto comerciales, por lo que los empleados pueden mantener una identidad comercial cuando envían mensajes de texto en su teléfono inteligente. Esto ayuda a los empleados a separar sus comunicaciones personales y profesionales.
Una PBX, es el sistema telefónico privado de una empresa, que gestiona todas las comunicaciones internas de una empresa. Si bien, es posible instalar una PBX física en la sede de la empresa, a medio/largo plazo y con el cambio tan vertiginoso que tienen las nuevas tecnologías quedaría desfasada.
Instalar una PBX en tu empresa, es mas costoso que contratar un plan en alguna plataforma de PBX basada en la nube. Además, tienes la tranquilidad que tu sistema telefónico estará actualizado en todo momento y por consiguiente, preparado para las nuevas tecnologías.
Algunas plataformas donde puedes contratar estos servicios:
Yeastar
Algunas de las funciones mas interesantes que ofrece su PBX:
- Lista negra/lista blanca.
- Asistente automático (IVR).
- Mensajes personalizados.
- Tonos de llamada distintivos.
- Música en espera.
- Control de llamadas.
4. Aplicación para compartir pantalla
Algunas de las mejores ideas provienen de un equipo de trabajo que comparte documentos y otros archivos. Sin embargo, eso puede ser un desafío cuando un empleado está al otro lado de la ciudad o incluso al otro lado del océano.
Con una aplicación para compartir pantalla, puedes compartir una pantalla con tantos compañeros de trabajo como necesites. Y, si eres el jefe, estas herramientas te permiten verificar el progreso de todo el proyecto.
TeamViewer
Con TeamViewer no sólo lograrás compartir la pantalla de cualquiera de tus dispositivos de una manera completamente segura.
Es una empresa que lleva muchos años en el mercado y con amplia experiencia en esto del teletrabajo.
Con Teamviewer, puedes controlar, gestionar, monitorear y reparar cualquier ordenador, teléfono móvil o cualquier dispositivo inteligente, desde cualquier lugar del mundo y en el momento que quieras.
5. Solución de gestión de proyectos basada en la nube
Con tantas piezas en movimiento, es importante conocer el estado exacto de cada parte de un proyecto y hacia dónde se dirige. Cuando los equipos utilizan una solución de gestión de proyectos basada en la nube, todos los miembros pueden ver exactamente lo que está sucediendo y de qué son responsables en tiempo real, sin importar su ubicación.
Al aprovechar una gama completa de tecnología y trabajar con compañeros de trabajo en el lugar para desarrollar un proceso para trabajar juntos y comunicarse de manera efectiva, los empleados remotos pueden ser tan productivos como los que trabajan en la oficina principal, independientemente de su postura sobre los pantalones.
Trello
Trello te da una perspectiva global de todos tus proyectos o tareas, ya sea en la oficina o en casa.
Este popular organizador de tareas te brinda un montón de posibilidades, funciona a través de tableros donde “cuelgas” distintas tarjetas que permiten personalizar flujos de trabajo y añadir listas de tareas.
La tareas te las puedes asignar a ti mismo y a tus colaboradores o compañer@s de trabajo, además, te permite adjuntar archivos de Google Drive y Dropbox.
También puedes añadir fotos y videos, incluso, ofrece la posibilidad de trabajar sin conexión, para mas tarde, cuando dispongas de conexión, los tableros se sincronizarán automáticamente.
Os recuerdo, que todas estas aplicaciones web, también disponen de versiones para Android y iOS.
Esperamos que este artículo, os ayude a mejorar vuestro teletrabajo, pero si necesitas más información sobre, Herramientas esenciales para Aumentar la Productividad en el Teletrabajo, contacta con nosotros o déjanos un comentario.
Imagen portada: Geralt